Comptabilité restaurant : le guide complet

Comptabilité restaurant : le parcours en 8 étapes

Une comptabilité restaurant fiable se construit à partir d’une routine simple et répétée. Le parcours ci-dessous suit le rythme réel d’un établissement : la journée de caisse, la semaine de pièces, le mois de rapprochements, l’année de clôture.

Ce guide fait partie de la rubrique expert-comptable pour restaurant. Les questions de taux sont détaillées dans TVA en restauration, celles des salariés dans paie HCR, et vous pouvez revenir à l’accueil de Nexco Restauration pour parcourir tous les domaines.

Obligations comptables d’un restaurant selon son régime

Les obligations de comptabilité restaurant dépendent du régime d’imposition, lui-même fixé par le chiffre d’affaires et la forme juridique. Une société commerciale (SAS, SARL) relève toujours d’une comptabilité d’engagement complète ; un entrepreneur individuel peut relever du régime micro ou d’un régime réel.

Le régime réel simplifié et le régime réel normal

Selon la fiche sur les obligations comptables du commerçant, le régime réel simplifié s’applique jusqu’à 945 000 € de chiffre d’affaires pour la vente, la restauration ou le logement, avec une TVA due inférieure à 15 000 €. Au-delà, le régime réel normal s’impose.

Dans les deux cas, le restaurant tient un livre-journal, un grand-livre, réalise un inventaire au moins tous les douze mois et établit bilan, compte de résultat et annexe. Au régime simplifié, l’annexe n’est pas obligatoire et les créances et dettes peuvent n’être constatées qu’en fin d’exercice.

Le livre-journal et le grand-livre

Le livre-journal enregistre chronologiquement les opérations ; le grand-livre les regroupe par compte selon le plan comptable général. Ils peuvent être tenus sous forme électronique, sans blanc ni altération. Un logiciel comptable conforme produit les deux automatiquement.

La micro-entreprise de restauration

Un entrepreneur individuel au régime micro tient un livre des recettes et, pour une activité de vente ou de restauration, un registre des achats. Les seuils et les conséquences d’un dépassement sont présentés sur la fiche consacrée au dépassement des seuils et sur la page impots.gouv.fr dédiée aux seuils du micro-entrepreneur.

Ce régime convient rarement à un restaurant avec salariés : les charges réelles, souvent élevées, ne sont pas déductibles. Le choix de structure se travaille en amont, dans création et reprise de restaurant.

Les seuils de TVA à connaître

Source : fiche déclaration et paiement de la TVA. Au réel simplifié, les acomptes représentent 55 % en juillet et 40 % en décembre de la taxe de l’année précédente. Le détail des taux figure dans notre guide de la TVA restauration.

Qui peut tenir la comptabilité du restaurant

Le commerçant peut tenir lui-même sa comptabilité ou la confier à un expert-comptable inscrit à l’Ordre. Bpifrance Création rappelle que l’obligation de tenue s’applique dès le premier exercice, quelle que soit la taille de l’établissement.

Plan comptable restaurant : les comptes à connaître

Le plan comptable restaurant n’existe pas en tant que texte distinct : c’est le plan comptable général publié par l’Autorité des normes comptables, adapté à l’activité par des sous-comptes. Les comptes ci-dessous couvrent l’essentiel des écritures d’un établissement de restauration.

Créer des sous-comptes utiles

Le plan comptable général fixe les comptes à trois ou quatre chiffres ; le reste est libre. Un restaurant gagne à distinguer les ventes par taux de TVA (706100 à 10 %, 707200 à 20 %, par exemple) et les achats par famille : viandes, poissons, boissons alcoolisées, boissons sans alcool.

Aligner le plan de comptes sur la caisse

Les familles d’articles de votre logiciel de caisse et les sous-comptes de ventes doivent correspondre. Le rapprochement devient alors mécanique : une ligne du Z, un compte de vente, un compte de TVA.

Le compte 4686 et les comptes de tiers

Le compte 4686, divers charges à payer, sert à la clôture pour constater une charge certaine dont la pièce n’est pas encore reçue, lorsque le compte 408 ne convient pas. Les sommes encaissées pour le compte d’autrui, comme les pourboires payés par carte, passent par un compte de tiers dédié jusqu’à leur reversement.

Achats du restaurant : comptes 601, 607 et TVA déductible

Les achats représentent le premier poste de charges variables. En comptabilité restaurant, leur classement conditionne directement le calcul du coût matière et la qualité du pilotage, traité dans gestion et rentabilité du restaurant.

Compte 601 ou compte 607 : la règle pratique

Une denrée qui subit une transformation en cuisine relève du compte 601 ; un produit revendu tel quel, comme une bouteille d’eau ou de vin servie sans préparation, peut relever du compte 607. Cette distinction permet de suivre séparément le coût matière cuisine et le coût des boissons.

Les achats non stockés

Énergie, produits d’entretien, petit matériel de cuisine et emballages de vente à emporter vont dans les comptes 606. Un équipement durable, comme un four ou une chambre froide, est une immobilisation amortie, pas une charge du mois.

La TVA déductible sur les achats

La TVA payée sur les achats destinés à l’exploitation est déductible, à condition de détenir une facture conforme au nom de l’établissement. Les denrées supportent généralement 5,5 %, les boissons alcooliques et la plupart des frais généraux 20 %. Une facture au mauvais nom ou sans mention de TVA fait perdre la déduction.

Les avoirs et remises fournisseurs

Remises de fin d’année, ristournes et avoirs pour marchandise non conforme réduisent le coût d’achat. Comptabilisez-les dès réception de l’avoir, au même compte que l’achat d’origine, pour ne pas surestimer le coût matière du mois.

Ventes du restaurant : comptes 706, 707 et taux de TVA

Les ventes d’un restaurant mêlent plusieurs taux de TVA et plusieurs canaux. La tenue comptable restaurant consiste à les ventiler à partir des Z de caisse quotidiens, sans recalcul manuel.

Source : BOFiP, ventes à consommer sur place. La règle détaillée, notamment pour les menus avec boisson alcoolisée, est développée dans TVA restauration.

Ventiler un menu avec alcool

Un menu à prix unique comprenant un verre de vin doit être ventilé : la part alcool suit le taux de 20 %, le reste 10 %. La clé de ventilation doit reposer sur une base justifiable, par exemple le prix du verre à la carte, et être paramétrée dans la caisse.

Les ventes aux entreprises et les factures

Un repas de groupe facturé à une entreprise exige une facture comportant les mentions obligatoires. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques ; l’émission deviendra obligatoire pour les PME au 1er septembre 2027, selon le calendrier confirmé par la Direction générale des entreprises.

Pour les ventes aux particuliers, une transmission de données de transaction, l’e-reporting, s’appliquera aux mêmes échéances. Le ministère présente la réforme sur sa page de lancement de la facturation électronique.

Caisse et Z de caisse : le cœur de la comptabilité restaurant

Le Z de caisse est le ticket de clôture journalière qui totalise les ventes par taux de TVA et par moyen de paiement. C’est la pièce justificative principale de la comptabilité restaurant : il fonde le chiffre d’affaires déclaré et la TVA collectée. Sa numérotation continue permet de vérifier qu’aucune journée ne manque.

Les informations qu’un Z de caisse doit faire apparaître

• Date, numéro de clôture séquentiel et cumul perpétuel.
• Ventes HT, TVA et TTC par taux.
• Répartition par moyen de paiement : espèces, cartes, titres-restaurant, chèques, plateformes.
• Annulations, remises et offerts.
• Nombre de tickets ou de couverts.

De la clôture journalière à l’écriture comptable

Chaque Z donne une écriture : au débit, les comptes de moyens de paiement (caisse, cartes à encaisser, titres à encaisser) ; au crédit, les comptes de ventes et de TVA collectée par taux. Le cabinet peut importer ces données directement depuis la caisse, sans ressaisie.

La gestion des espèces

Le fond de caisse reste constant ; les espèces encaissées sont remises en banque avec un bordereau. Un écart entre espèces comptées et espèces théoriques se trace dans un registre daté et signé. Un solde de caisse négatif en comptabilité signale une recette non enregistrée ou une dépense payée en espèces sans pièce.

Les offerts et les repas du personnel

Un offert à un client se saisit dans la caisse avec un motif. Les repas pris par les salariés constituent un avantage en nature, évalué en 2026 à 4,25 € par repas dans le secteur des hôtels, cafés et restaurants selon le barème Urssaf, et doivent figurer sur le bulletin de paie.

Logiciel de caisse certifié au restaurant : la loi anti-fraude

Les assujettis à la TVA qui encaissent des particuliers au moyen d’un logiciel ou système de caisse doivent utiliser un outil qui respecte des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. L’obligation figure au 3° bis du I de l’article 286 du code général des impôts, commenté au BOFiP.

Certificat ou attestation de l’éditeur

La loi de finances pour 2025 avait supprimé l’attestation de l’éditeur. Selon l’actualité BOFiP du 25 mars 2026, l’article 125 de la loi de finances pour 2026 la rétablit à compter du 21 février 2026 : la conformité se prouve soit par un certificat d’un organisme accrédité, soit par une attestation individuelle de l’éditeur.

Faute de pouvoir présenter l’un de ces documents, l’amende prévue à l’article 1770 duodecies du CGI est de 7 500 € par logiciel ou système, selon le BOFiP consacré aux amendes fiscales. Le ministère détaille les règles sur sa page sur la certification des logiciels de caisse et sa fiche destinée aux professionnels.

Les exploitants exclus de l’obligation

Ne sont pas concernés les assujettis en franchise en base de TVA, ceux qui réalisent uniquement des opérations exonérées et ceux qui ne vendent qu’à des professionnels. Un restaurant qui accueille des particuliers et facture la TVA est donc presque toujours concerné.

Ce que la caisse change dans votre comptabilité

Une caisse sécurisée interdit la suppression d’une vente sans trace. C’est une protection : en cas de contrôle, des Z continus et une attestation à jour rendent vos recettes difficilement contestables. La note de CCI France sur les systèmes de caisse sécurisés rappelle les points à vérifier auprès de l’éditeur.

Titres-restaurant : les comptabiliser au restaurant

Les titres-restaurant sont un moyen de paiement, pas une remise. Leur plafond d’utilisation est de 25 € par jour et, selon Bpifrance Création, leur usage pour tout produit alimentaire est prolongé jusqu’au 31 décembre 2026. Le ministère présente la réforme en cours des titres-restaurant.

Comptabiliser un paiement en titres-restaurant

La vente s’enregistre pour son montant total au compte de vente et de TVA habituel, comme un paiement par carte. Le titre reçu est porté au débit d’un compte de valeurs à l’encaissement, sous-compte du 511, jusqu’au remboursement.

La commission de l’émetteur

L’émetteur rembourse le titre déduction faite de sa commission. Celle-ci est une charge, avec de la TVA déductible si la facture la fait apparaître. Ne comptabilisez jamais le net reçu comme chiffre d’affaires : vous minoreriez vos ventes et votre TVA collectée.

Le délai de remboursement

Selon l’article R3262-25 du code du travail, l’émetteur rembourse le restaurateur dans un délai qui ne peut excéder 21 jours à compter de la réception des titres. Un écart persistant au compte 511 signale un titre perdu, refusé ou non remis.

Pourboires au restaurant : traitement comptable et exonération

Les sommes remises volontairement par les clients pour le service, ou centralisées par l’employeur, sont intégralement versées au personnel en contact avec la clientèle, selon l’article L3244-1 du code du travail. Elles ne constituent pas un chiffre d’affaires du restaurant.

Le traitement comptable des pourboires par carte

Payé par carte, le pourboire transite par le compte bancaire de l’établissement. Il est crédité à un compte de tiers, par exemple un sous-compte 4686 ou 467, puis soldé lors du reversement aux salariés par la paie. Paramétrez la caisse pour isoler le pourboire du ticket.

La clé de répartition entre salariés

Formalisez la règle de partage, par service, par heures ou par poste, et conservez le tableau de répartition mensuel. C’est la pièce qui justifie le solde du compte de tiers à zéro.

Le régime d’exonération jusqu’en 2028

Selon l’actualité BOFiP du 7 avril 2026, l’article 5 de la loi de finances pour 2026 proroge jusqu’au 31 décembre 2028 l’exonération d’impôt sur le revenu des pourboires, également exclus de l’assiette des cotisations. Elle vise les salariés dont la rémunération mensuelle n’excède pas 1,6 SMIC.

Les conséquences sur le bulletin sont détaillées dans paie HCR. Nexco établit la paie à 30 € HT par bulletin, avec un traitement des pourboires conforme.

Commissions des plateformes de livraison du restaurant

La livraison via plateforme est un canal de vente, pas un client unique. La comptabilité restaurant doit reconstituer le chiffre d’affaires brut, la commission et le virement net à partir du relevé mensuel de chaque plateforme.

Le schéma d’écriture recommandé

1. Vente brute au compte de vente, TVA collectée au taux du produit.
2. Créance sur la plateforme dans un compte de tiers dédié.
3. Commission en charge, compte 6222, avec sa TVA déductible.
4. Virement net reçu, qui solde le compte de tiers.

Les plateformes établies hors de France

Lorsque la commission est facturée sans TVA française par un prestataire établi à l’étranger, le restaurant autoliquide en principe la TVA : il la déclare et la déduit sur la même déclaration. Vérifiez la mention portée sur chaque facture de commission.

Mesurer la rentabilité du canal

Commission, emballages et coût matière rapportés au prix HT donnent la marge réelle par commande livrée. Ce calcul relève du pilotage traité dans la rubrique rentabilité.

Stocks et inventaire du restaurant

Le stock de denrées et de boissons figure au bilan et modifie le résultat. En comptabilité restaurant, un stock final surévalué gonfle le bénéfice ; sous-évalué, il le minore. Le code de commerce impose un inventaire au moins tous les douze mois.

Valoriser l’inventaire de clôture

Comptez chaque référence, valorisez-la au prix d’achat hors taxes, et excluez les produits périmés ou inutilisables. La variation de stock, stock initial moins stock final, s’inscrit aux comptes 6031 pour les matières et 6037 pour les marchandises.

Les produits en cours et préparations

Fonds, sauces et préparations maison peuvent être valorisés au coût des matières qu’ils contiennent. Restez cohérent d’une année à l’autre : un changement de méthode crée un écart artificiel de résultat.

L’inventaire mensuel de pilotage

Un inventaire mensuel des familles à forte valeur permet de calculer un coût matière réel chaque mois : stock initial plus achats moins stock final. Comptez à date fixe, avant l’ouverture, avec une liste dans l’ordre des zones de stockage.

Notes de frais et repas du personnel au restaurant

Le dirigeant et les salariés engagent des dépenses pour l’établissement : achats d’appoint au marché, déplacements chez un fournisseur, repas d’affaires. Chaque note de frais doit être justifiée par un ticket ou une facture, datée et rattachée à l’exploitation.

Les justificatifs exigés

• Facture ou ticket au nom de l’établissement pour récupérer la TVA.
• Motif professionnel et, pour un repas d’affaires, nom des invités.
• Paiement de préférence par la carte de la société.
• Remboursement par virement, jamais en espèces prélevées dans la caisse.

Un achat d’urgence payé avec les espèces de la caisse doit être sorti de la caisse avec la pièce correspondante. Sans justificatif, il crée un écart de caisse et une charge non déductible.

Les repas du personnel

Le repas fourni aux salariés est un avantage en nature à déclarer en paie. Le coût des denrées correspondantes reste dans les achats ; seule la valorisation forfaitaire apparaît sur le bulletin. Le sujet fiscal du dirigeant est traité dans fiscalité et optimisation du restaurant.

Rapprochement bancaire du restaurant

Le rapprochement bancaire compare le compte 512 et le relevé de banque, ligne par ligne. Pour un restaurant, il vérifie surtout que chaque remise de cartes, d’espèces, de titres et de plateformes correspond aux Z de caisse.

Rapprocher les remises de cartes bancaires

Le total cartes du Z doit se retrouver, un ou deux jours plus tard, sur le relevé. L’écart correspond aux commissions bancaires, à comptabiliser au compte 627, ou à une télécollecte manquante à réclamer.

Les remises d’espèces

Chaque bordereau de remise doit correspondre à des journées identifiées. Des remises irrégulières ou arrondies sont un signal d’alerte classique lors d’un contrôle fiscal.

La fréquence et l’outillage

Un rapprochement mensuel est un minimum ; un rapprochement hebdomadaire devient possible avec un flux bancaire connecté au logiciel comptable. C’est ce que nous mettons en place pour nos clients, dans le cadre décrit sur notre méthode de travail.

Conservation des pièces comptables du restaurant

Selon la fiche sur les délais de conservation, les livres et pièces justificatives se conservent dix ans à compter de la clôture de l’exercice. Le BOFiP précise que le droit de contrôle de l’administration impose une conservation d’au moins six ans des documents fiscaux.

Les documents propres au restaurant

• Z de caisse et journal électronique de la caisse.
• Attestation ou certificat du logiciel de caisse.
• Relevés des plateformes et des émetteurs de titres-restaurant.
• Bordereaux de remise d’espèces et registre des écarts.
• Fiches d’inventaire signées.

Le fichier des écritures comptables

Une comptabilité tenue sur informatique doit pouvoir être remise sous forme d’un fichier des écritures comptables (FEC) en cas de contrôle. L’administration détaille ces règles dans ses questions-réponses sur les comptabilités informatisées. Les documents reçus sous forme numérique se conservent sous cette forme.

Classez par exercice et par type de pièce, avec une sauvegarde hors du restaurant. Un incendie ou un vol de matériel ne vous dispense pas de produire vos justificatifs.

Clôture des comptes du restaurant

La clôture transforme une année d’écritures en comptes annuels. En comptabilité restaurant, elle se prépare dès le mois précédent avec votre expert-comptable, car l’inventaire ne peut pas être refait après coup.

Les écritures de clôture

• Inventaire des stocks et variation aux comptes 603.
• Factures non parvenues au compte 408 et charges à payer au compte 4686.
• Charges constatées d’avance, comme une assurance payée pour l’année.
• Dotations aux amortissements du matériel et des agencements.
• Congés payés et charges sociales à payer.

Les amortissements du restaurant

Matériel de cuisine, mobilier de salle et travaux d’agencement s’amortissent sur leur durée d’utilisation. Le choix des durées influence le résultat et la valeur du fonds en cas de cession, abordée dans cession et valorisation du restaurant.

Des comptes annuels à la liasse fiscale

Les comptes annuels servent de base à la liasse fiscale et à la déclaration de résultat. En société, ils sont approuvés par les associés puis déposés au greffe. Les options fiscales sont traitées dans fiscalité du restaurant.

Exemple chiffré : un mois de comptabilité restaurant

Ce que coûterait une compensation des commissions

Si la plateforme était enregistrée pour le seul virement net de 5 920 €, le chiffre d’affaires HT serait minoré d’environ 2 618 € et la TVA collectée d’environ 262 €, tandis que 480 € de TVA déductible seraient perdus. Le résultat serait faussé et la déclaration de TVA inexacte.

Les écritures à retenir

Ventes brutes au crédit des comptes 706 et 707 par taux, commissions au débit du compte 6222 et du compte 627, titres au débit du compte 511 jusqu’au remboursement. Chaque compte de tiers doit être soldé à la fin du mois.

Erreurs fréquentes en comptabilité restaurant

Les mêmes erreurs reviennent d’un dossier de comptabilité restaurant à l’autre. Aucune ne relève de la cuisine ; toutes relèvent de l’organisation des pièces.

1. Ventes enregistrées au net. Commissions de plateformes et d’émetteurs compensées avec le chiffre d’affaires, qui minorent ventes et TVA.
2. Caisse mal paramétrée. Un taux de TVA erroné sur un article se répète sur des milliers de tickets.
3. Pourboires dans le chiffre d’affaires. Ils gonflent la TVA collectée et ne sont pas reversés dans les règles.
4. Inventaire de clôture absent ou approximatif. Le résultat devient invérifiable et le coût matière perd son sens.
5. Attestation de caisse introuvable. L’amende de 7 500 € s’applique par logiciel ou système, indépendamment de toute fraude.

Cette page ne remplace pas l’analyse de votre situation par un professionnel. Le cabinet qui l’a rédigée est présenté dans à propos de Nexco, et nos honoraires sont publiés sur la page des tarifs.

Questions fréquentes sur la comptabilité restaurant

Historique des mises à jour — 28 octobre 2026 : première publication (obligations, plan comptable, caisse, titres-restaurant, pourboires, plateformes, stocks, clôture, exemple chiffré).